Control de acceso: Un software de gestión documental sólido permite crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver todas las facturas que maneja el departamento de contabilidad.
Administre el contenido facilitando a los colaboradores el acceso, la edición y el uso compartido de documentos, lo que aumenta la colaboración y la productividad entre equipos;
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es substantial. Si información reasonable y critical que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un Regulate de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
La gestión documental se basa en la creación de un sistema eficiente que permita a las organizaciones almacenar grandes volúmenes de información de manera segura y ordenada. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de bases de datos y sistemas de almacenamiento en la nube, así como la implementación de procesos de captura y recuperación de datos.
Solpheo Suite está disponible tanto en plataformas Cloud como On Premise lo que permite a los empleados acceder a los documentos estén donde estén y desde cualquier dispositivo.
Optimización de Costes: Permite una gestión eficiente de costes al combinar los beneficios de pago por uso de la nube con las inversiones en infraestructura regional para datos esenciales.
La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fileácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.
Cumplimiento normativo y seguridad: ofreciendo medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y wise. Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.
Una vez seleccionado el DMS adecuado, es essential planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:
Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.
En cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos Sistema de Gestión Documental y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
Gestión documental Ciclo de vida de un documento: controla la gestión documental El ciclo de vida de un documento (Doc Lifecycle) es el conjunto de fases que atraviesa un documento. ¿Cómo se hace con un software?